Als business analist of consultant word je vaak gevraagd om een impact analyse uit te voeren van een opkomende of voorgestelde verandering. Of het nu gaat om een nieuwe technologie, een reorganisatie of een strategische heroriëntatie, een impactanalyse helpt de gevolgen voor verschillende onderdelen van de organisatie in kaart te brengen. Een veel gebruikte kapstok om je proces aan op te hangen is SCOMPAFIJTH-raamwerk. Dit raamwerk richt zich op verschillende dimensies binnen een organisatie die beïnvloed kunnen worden door veranderingen. In dit artikel bespreken we hoe je deze impactanalyse effectief uitvoert. 

Wat is het SCOMPFIJTH-raamwerk?

Het SCOMPFIJTH-raamwerk is een structuur die organisaties helpt om een verandering op een holistische manier te benaderen. Elk onderdeel van de naam verwijst naar een kritieke factor die moet worden geanalyseerd. De afkorting staat voor:

- Strategie

- Cultuur

- Organisatie

- Middelen

- Processen

- Financiën

- Informatie

- Juridisch

- Technologie

- Human resources (HR)

Laten we elk van deze aspecten doorlopen en uitleggen hoe ze bijdragen aan een succesvolle impactanalyse.

Strategie

De strategische impact van een verandering is het uitgangspunt. Wat is de strategische reden achter de verandering? Veranderingen die niet aansluiten bij de lange termijn doelen van de organisatie kunnen verwarring en inefficiëntie veroorzaken. Analyseer hoe de wijziging past binnen de bestaande missie, visie en strategische doelstellingen van het bedrijf.

Cultuur

De cultuur van een organisatie is vaak diep verankerd en moeilijk te veranderen. Analyseer de impact van de verandering op de waarden, gedragingen en onderlinge relaties van medewerkers. Zal de verandering weerstand oproepen? Hoe kunnen leiders helpen de culturele acceptatie van de verandering te bevorderen?

Organisatie

De organisatiestructuur kan ook worden beïnvloed door veranderingen. Denk aan hiërarchieën, verantwoordelijkheden en teamopstellingen. Moeten er afdelingen worden herschikt? Worden managementlagen verminderd of uitgebreid? Bepaal hoe de organisatie moet worden aangepast om de verandering te ondersteunen.

Middelen

Veranderingen vereisen vaak een herverdeling van middelen, zoals personeel, tijd en budgetten. Bepaal of de organisatie voldoende middelen heeft om de verandering door te voeren, en of er extra investeringen of reallocaties nodig zijn.

Processen

Processen zijn de mechanismen die bepalen hoe werk binnen een organisatie wordt uitgevoerd. Een verandering kan bestaande processen overbodig maken of nieuwe processen vereisen. Analyseer welke bedrijfsprocessen moeten worden aangepast, geëlimineerd of toegevoegd om de verandering effectief te ondersteunen.

Financiën

Elke verandering heeft financiële gevolgen. Of het nu gaat om investeringen in nieuwe technologieën of het herschikken van het personeelsbestand, het is belangrijk om een financiële analyse te maken van de impact. Hoe beïnvloedt de verandering de kostenstructuur en winstgevendheid van de organisatie?

Informatie

Informatie speelt een sleutelrol in de besluitvorming en het dagelijkse beheer van een organisatie. De impactanalyse moet nagaan welke informatie of rapportagesystemen moeten worden aangepast. Zijn er nieuwe informatiebehoeften ontstaan door de verandering? Hoe wordt data verzameld, opgeslagen en geanalyseerd?

Juridisch

De juridische implicaties van veranderingen worden vaak over het hoofd gezien, maar ze zijn van cruciaal belang. Denk aan nieuwe contracten, arbeidsrechtelijke aspecten of compliance met wet- en regelgeving. Zorg ervoor dat je de juridische risico's en vereisten in kaart brengt die gepaard gaan met de verandering.

Technologie

Technologie verandert snel en heeft vaak een grote impact op hoe een organisatie functioneert. Veranderingen kunnen nieuwe systemen vereisen, integraties met bestaande technologieën of de uitfasering van oude oplossingen. Analyseer welke technologische aanpassingen nodig zijn en of de IT-infrastructuur klaar is voor de verandering.

HR (Human Resources)

Ten slotte is het belangrijk om te kijken naar de impact op de mensen in de organisatie. Welke vaardigheden zijn nodig om de verandering succesvol te implementeren? Zijn er opleidingsbehoeften? Moeten er nieuwe rollen of verantwoordelijkheden worden gecreëerd? HR speelt een sleutelrol in het beheren van de menselijke kant van veranderingen.

De uitvoering van de impactanalyse

Om een effectieve impactanalyse te doen, is het belangrijk om nauw samen te werken met verschillende afdelingen en stakeholders binnen de organisatie. Betrek medewerkers op verschillende niveaus om inzicht te krijgen in de praktische gevolgen van de verandering. Zorg daarnaast voor regelmatige evaluaties en communicatie om de voortgang te monitoren en eventuele problemen tijdig op te lossen.

Het SCOMPFIJTH-raamwerk biedt een gestructureerde aanpak die helpt om een volledige en gedetailleerde impactanalyse te maken. Door elk aspect grondig te onderzoeken, kan de organisatie zich beter voorbereiden op de implementatie van veranderingen en de bijbehorende risico’s beter beheren. 

Kortom, een goed uitgevoerde organisatie brede impactanalyse draagt niet alleen bij aan het succes van een project, maar versterkt ook de algehele wendbaarheid en veerkracht van de organisatie.

Enkele methoden voor elk aspect van het SCOMPFIJTH-raamwerk

Hieronder enkele methoden per aspect van het SCOMPFIJTH-raamwerk. Je kunt ze gebruiken om de impact van dat aspect te onderzoeken mocht je hiervoor geen andere handvatten hebben. Mogelijk dat je zelf een voorkeursmodel hebt wat hier niet tussen staat. Dat geeft niet, want er zijn verschillende wegen die naar Rome leiden.   

Tip: ga eerst op zoek naar de toegepaste methode van de organisatie waarvoor je de analyse doet.  

Strategie

- Business Model Canvas: een strategisch managementtool waarmee bedrijven hun bedrijfsmodel op een overzichtelijke manier kunnen beschrijven, visualiseren en innoveren. 

- Balanced Scorecard (BSC): Bekijkt de impact van de verandering op vier strategische perspectieven: financieel, klant, interne processen, en leren en groei.

- Porter’s Five Forces: Beoordeelt de externe strategische omgeving en de impact van veranderingen op concurrentie, leveranciers, klanten, potentiële toetreders en substituten.

Cultuur

 - Cultural Web: Identificeert de onderliggende culturele factoren (zoals verhalen, symbolen, machtstructuren) en hoe deze veranderen of weerstand kunnen bieden.

 - Competing Values Framework (CVF): Evalueert de huidige en gewenste cultuur aan de hand van vier culturele types: clan, adhocracy, market en hierarchy.

- Hofstede’s Cultural Dimensions: Onderzoekt de impact van veranderingen in internationale contexten door culturele dimensies zoals machtsafstand en onzekerheidsvermijding.

Organisatie

- RACI-matrix: Beoordeelt rollen en verantwoordelijkheden binnen de organisatie voor nieuwe of veranderde processen.

- Mintzberg's Organisational Configurations: Analyseert welke structurele configuratie (bijvoorbeeld eenvoudige structuur, divisiestructuur) het meest geschikt is in het licht van de verandering.

- Business Capability Modeling – Focus op het in kaart brengen van de essentiële capaciteiten van een organisatie om strategische doelen te bereiken.

Middelen

- Resource-Based View (RBV): Onderzoekt hoe unieke middelen (bijv. personeel, technologie) kunnen worden ingezet om een concurrentievoordeel te behouden tijdens veranderingen.

- Human Capital Management (HCM): Beoordeelt hoe veranderingen invloed hebben op de ontwikkeling, inzet en prestaties van menselijk kapitaal.

- Capacity Planning: Evalueert of de organisatie de middelen (tijd, personeel, budget) heeft om de verandering te ondersteunen.

Processen

- Value Stream Mapping (VSM): Helpt bij het in kaart brengen van alle stappen binnen een proces om verbeteringen of veranderingen te identificeren.

 - Business Process Model and Notation (BPMN2.0): Maakt de huidige en toekomstige processen visueel inzichtelijk en helpt je analyseren waar de veranderingen plaatsvinden.

- Lean Six Sigma: Richt zich op het verminderen van verspilling en het optimaliseren van de efficiëntie in bedrijfsprocessen tijdens de verandering.

Financiën

- Scenario-analyse: Simuleert verschillende financiële uitkomsten op basis van mogelijke toekomstige situaties, zoals best-case en worst-case scenario's.

 - Cost-Benefit Analysis (CBA): Beoordeelt de kosten versus de voordelen van de verandering om financiële impact te meten.

 - Break-even Analyse: Bepaalt het punt waarop een investering in de verandering winstgevend wordt.

Informatie

- Information Needs Analysis (INA): Bepaalt de huidige en toekomstige informatiebehoeften die voortvloeien uit de verandering.

- Data Flow Diagrams (DFD): Visualiseert hoe data door de organisatie stroomt en identificeert waar veranderingen impact zullen hebben.

- Information Lifecycle Management (ILM): Onderzoekt hoe informatie door zijn levenscyclus stroomt, van creatie tot verwijdering, en waar verbeteringen nodig zijn.

Juridisch

- Compliance Checklist: Creëert een gestructureerde lijst met regelgeving en interne compliance-vereisten om de impact van veranderingen te toetsen.

- Risk Assessment Matrix: Helpt bij het identificeren en beoordelen van juridische risico's die voortvloeien uit veranderingen.

- Gap Analysis: Beoordeelt de kloof tussen huidige juridische vereisten en de vereisten na de verandering, zodat aanpassingen tijdig kunnen worden doorgevoerd.

Technologie

- ITIL (Information Technology Infrastructure Library): Beoordeelt de impact op IT-services en processen om ervoor te zorgen dat veranderingen soepel worden doorgevoerd.

- TOGAF (The Open Group Architecture Framework): Richt zich op enterprise architectuur en het structureren van technologieveranderingen in lijn met strategische doelstellingen.

- Technology Acceptance Model (TAM): Evalueert hoe gebruikers technologie zullen accepteren en gebruiken na een verandering.

Human Resources (HR)

- ADKAR-model (Awareness, Desire, Knowledge, Ability, Reinforcement): Een verandermodel dat helpt om de menselijke kant van veranderingen te beheren en medewerkers door de verandering heen te begeleiden.

- Change Impact Assessment (CIA): Richt zich specifiek op de impact van veranderingen op medewerkers, zoals veranderende rollen of vaardigheden.

- Training Needs Analysis (TNA): Beoordeelt de opleidingsbehoeften van werknemers om hen voor te bereiden op nieuwe rollen of verantwoordelijkheden.

Met deze methoden kun je voor elk onderdeel van het SCOMPFIJTH-raamwerk verdergaande analyses uitvoeren en de impact van veranderingen beter beheren.